Terwijl u aan rapporten werkt, wilt u dat de gebruikers specifieke informatie over hun persoonlijke gegevens invoeren die in het Excel-werkblad moeten worden ingevoerd. Om te voorkomen dat gebruikers een SSN van meer of minder dan 9 cijfers invoeren, gebruiken we de ingebouwde functie Gegevensvalidatie van Excel.
Laten we een voorbeeld nemen:
- SSN mag niet meer dan 9 cijfers bevatten om de gebruiker te beperken om zijn SSN in te voeren en om te voorkomen dat hij cijfers kleiner dan of groter dan 9 invoert.
- In kolom A hebben we namen en in kolom B willen we dat de mensen hun SSN invoeren
- Bij het invoeren van SSN willen we dat de gebruiker 9 cijfers invoert, aangezien SSN precies 9 cijfers vereist (niet meer of minder dan).
- Selecteer de cellen waarin gegevensvalidatie moet worden toegepast bij het invoeren van SSN.
- Klik op Gegevenslint
- In Gegevenshulpmiddelen groep, klik op Gegevensvalidatie
- De Gegevensvalidatie dialoogvenster verschijnt
- Selecteer op het tabblad Instellingen Aangepast in Validatiecriteria en voer de formule in als =LENGTE(B2)=9 in Formulebox
- De bovengenoemde formule voorkomt dat gebruikers cijfers kleiner of groter dan 9 cijfers invoeren.
- Klik op OK
- Als we precies 9 cijfers invoeren in kolom B, accepteert de cel de cijfers
- Als we met opzet meer dan 9 cijfers invoeren, staat Excel het invoeren niet toe en verschijnt er een foutmelding om het probleem te melden.
- Als we minder dan 9 cijfers invoeren, staat Excel ons ook niet toe om binnen te komen en verschijnt er een foutmelding.
Met behulp van de ingebouwde Excel-functie Gegevensvalidatie kunnen we rapporten op maat maken voor de gebruiker om de specifieke informatie in te voeren die nuttig is voor het maken van rapporten.